Tôi là Phùng Ngọc Sơn, nhà sáng lập Alisora Group. Trong hơn năm năm làm marketing và xây dựng doanh nghiệp trên Internet, tôi đã trực tiếp vận hành một đội ngũ khoảng 140 nhân sự chia thành bốn trụ cột Marketing, Chăm sóc khách hàng, Kho và Sale; tự tay dựng hai KOL từ con số 0; và phát triển kênh nội dung đạt hơn 500.000 người theo dõi cùng nút bạc YouTube. Bài viết về hệ thống marketing tự vận hành này không phải lý thuyết tôi đọc được ở đâu đó, mà là thứ tôi đã làm, đã sai, rồi đã sửa trên chính doanh nghiệp của mình.
Nếu cỗ máy marketing của bạn đứng yên mỗi khi bạn rời đi, thì bạn chưa có hệ thống, bạn chỉ đang có một nhóm người chạy theo cảm hứng. Và cảm hứng thì không thể mở rộng quy mô.
Hệ thống marketing tự vận hành là gì?
Hệ thống marketing tự vận hành là một chuỗi quy trình đã được chuẩn hoá, trong đó mỗi bước có đầu vào, cách xử lý và đầu ra rõ ràng, không phụ thuộc vào trí nhớ hay tài năng của một cá nhân duy nhất. Khi tôi mới khởi nghiệp, mọi quyết định marketing đều chạy qua đầu tôi. Đó là cái bẫy: doanh nghiệp lớn tới đâu thì cũng bị giới hạn bởi quỹ thời gian của một người.
Một hệ thống thật sự cho phép bạn tách bản thân ra khỏi việc vận hành hằng ngày, để người mới vào cũng tạo ra kết quả gần bằng người cũ, và quan trọng nhất với thời đại này: nó tạo ra cấu trúc đủ rõ để bạn có thể cắm AI vào tối ưu nguồn lực doanh nghiệp.
Vì sao làm việc chăm chỉ hơn không cứu được marketing
Phần lớn chủ doanh nghiệp phản ứng với việc marketing yếu bằng cách bảo đội ngũ cố gắng hơn: đăng nhiều bài hơn, chạy nhiều quảng cáo hơn, họp nhiều hơn. Nhưng nỗ lực không có cấu trúc chỉ tạo ra sự bận rộn, không tạo ra kết quả lặp lại được.
Trong giai đoạn Covid-19, tôi buộc phải chuyển toàn bộ mô hình từ phụ thuộc cơ sở vật lý sang trực tuyến. Áp lực sống còn đó dạy tôi một điều: tăng trưởng bền không đến từ việc làm nhiều hơn, mà đến từ việc biến những thứ đang hiệu quả thành một quy trình có thể nhân bản. Khi bạn đã biết một loại nội dung ra đơn, câu hỏi đúng không phải là “làm sao đăng thêm”, mà là “làm sao biến nó thành công thức để hai mươi người cùng làm được”.
Năm mắt xích của một hệ thống marketing tự vận hành
Tôi không nhìn marketing như những hoạt động rời rạc. Tôi nhìn nó như một dòng chảy liên tục từ người lạ thành khách hàng trung thành. Cỗ máy của tôi gồm năm mắt xích:
- Khách hàng: xác định đúng tệp và nỗi đau sâu nhất họ sẵn sàng trả tiền để giải quyết. Sai ở bước này thì mọi bước sau đều lãng phí.
- Nội dung: sản xuất đều đặn theo công thức đã được chứng minh, không theo hứng. Đây là nhiên liệu của cả hệ thống.
- Niềm tin và nhu cầu: giáo dục khách hàng để họ tự nhận ra vấn đề. Với tôi, giáo dục chính là marketing.
- Tư vấn và chuyển đổi: một phễu chốt đơn có kịch bản rõ ràng, không bỏ mặc cho cảm tính của từng nhân viên sale.
- Chăm sóc và mua lại: giữ khách và tăng giá trị vòng đời. Khách cũ luôn rẻ hơn khách mới.
Khi năm mắt xích này được viết thành quy trình thay vì nằm trong đầu vài người, bạn đã có bộ khung của một hệ thống. Phần xương sống vận hành đứng sau nó, tôi trình bày kỹ trong bài xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp.
AI nằm ở đâu trong hệ thống này?
Đây là chỗ nhiều người hiểu sai. AI không thay thế cả hệ thống, và càng không phải là “dùng ChatGPT viết vài cái caption”. AI là lớp đòn bẩy đặt lên trên một hệ thống đã chuẩn hoá, để gánh phần lặp lại và tối ưu nguồn lực.
Cụ thể, tôi dùng AI để biến mỗi công thức nội dung thắng thành template và prompt mà cả đội có thể tái sử dụng, để sản xuất hàng loạt mà vẫn giữ chất lượng; dùng AI cho lớp tư vấn đầu tiên với khách; và dùng AI để biến kinh nghiệm cá nhân thành một kho tri thức mà doanh nghiệp truy cập được. Cách viết prompt sao cho cả đội dùng lại ra kết quả giống nhau: xem hướng dẫn viết prompt cho người mới. Nguyên tắc của tôi rất đơn giản: AI cần đầu vào có cấu trúc. Nếu quy trình của bạn còn lộn xộn, cắm AI vào chỉ nhân bản sự lộn xộn đó nhanh hơn.
Lộ trình tám tuần tôi dùng để xây hệ thống
Khi tư vấn cho các doanh nghiệp, tôi thường chia việc xây dựng thành bốn giai đoạn gọn trong tám tuần:
- Tuần 1–2 — Vẽ bản đồ: liệt kê toàn bộ hoạt động marketing đang chạy theo mô hình đầu vào, xử lý, đầu ra, và tìm những điểm đang thất thoát thời gian nhất.
- Tuần 3–4 — Chuẩn hoá: biến từng việc lặp lại thành checklist, template và quy trình đào tạo lại được.
- Tuần 5–6 — Cắm AI: đưa AI vào đúng những mắt xích lặp lại nhiều và ít cần phán đoán.
- Tuần 7–8 — Đo lường: gắn mỗi mắt xích với một chỉ số đầu ra và thiết lập nhịp vận hành để hệ thống tự chạy.
Với doanh nghiệp nhỏ hoặc người làm một mình, lộ trình này có thể rút gọn hơn nữa, như tôi chia sẻ trong bài tự động hóa marketing cho doanh nghiệp nhỏ.
Ba sai lầm tôi thấy lặp đi lặp lại
Thứ nhất, tự động hoá khi chưa có quy trình. Thứ tự đúng luôn là chuẩn hoá trước, tự động hoá sau. Thứ hai, đo lường bằng sự bận rộn thay vì bằng đầu ra; số giờ ngồi làm không nói lên điều gì, chỉ số kết quả mới nói. Thứ ba, để hệ thống phụ thuộc vào một ngôi sao; nếu doanh nghiệp sụp khi một người nghỉ, đó không phải hệ thống mà là rủi ro.
Câu hỏi thường gặp
Hệ thống marketing tự vận hành có hợp với doanh nghiệp nhỏ không?
Có, thậm chí còn hợp hơn. Càng ít nguồn lực thì càng phải tối ưu từng giờ và từng đồng. Doanh nghiệp một người hoàn toàn có thể vận hành như một đội nhỏ nhờ hệ thống và AI.
Tôi có cần biết lập trình không?
Không. Thứ bạn cần là tư duy hệ thống và hiểu AI cắt được ở đâu, chứ không phải kỹ năng code.
Mất bao lâu để thấy kết quả?
Bộ khung có thể dựng trong tám tuần, nhưng lợi ích thật sự đến khi hệ thống chạy ổn định vài tháng và bạn bắt đầu rảnh tay khỏi việc vặn vẹo hằng ngày.
Bạn muốn xây hệ thống marketing tự vận hành cho chính doanh nghiệp mình? Hãy bắt đầu bằng tài liệu miễn phí “Bản đồ tối ưu nguồn lực doanh nghiệp bằng AI” của tôi, hoặc đăng ký buổi workshop để tôi hướng dẫn bạn dựng cỗ máy này từng bước.
Về tác giả
Phùng Ngọc Sơn là nhà sáng lập Alisora Group, chuyên gia marketing và người xây dựng hệ thống với hơn năm năm kinh doanh trên Internet. Anh đã trực tiếp vận hành đội ngũ khoảng 140 nhân sự, dựng hai KOL từ con số 0, phát triển kênh đạt nút bạc YouTube và ứng dụng AI vào vận hành doanh nghiệp mỗi ngày.
Để lại một bình luận