Ứng Dụng AI Tối Ưu Nguồn Lực Doanh Nghiệp: 6 Điểm Cắt Chi Phí

Tôi là Phùng Ngọc Sơn, nhà sáng lập Alisora Group. Tôi đã dành nhiều năm vừa vận hành một đội ngũ khoảng 140 nhân sự, vừa nghiên cứu và dùng AI mỗi ngày như một công cụ làm việc thật sự. Bài viết về ứng dụng AI tối ưu nguồn lực doanh nghiệp này đúc kết từ chính những gì tôi đã cắt giảm được trong bộ máy của mình, không phải những lời hứa chung chung về công nghệ.

Hầu hết doanh nghiệp đang ứng dụng AI sai chỗ: họ mở ChatGPT viết vài câu caption rồi tưởng đã chuyển đổi số. Tối ưu thật sự bắt đầu bằng một câu hỏi khác hẳn: việc nào trong doanh nghiệp đang lặp đi lặp lại, ngốn giờ, và AI làm được?

Cách xác định việc nên giao cho AI

Tôi mô tả mọi đầu việc theo một khung duy nhất: đầu vào, cách xử lý, đầu ra, người giao và người nhận bàn giao. Sau đó tôi soi ba thuộc tính: tần suất, mức độ lặp lại và độ khó. Nhóm việc “lắt nhắt nhưng lặp lại rất nhiều” chính là nơi gây thất thoát thời gian lớn nhất, và cũng là nơi AI cắt mạnh nhất.

Nguyên tắc tôi luôn nhắc đội ngũ: đo công việc bằng đầu ra, không phải bằng số giờ ngồi làm. Việc khó thì giao cho người đủ năng lực; việc dễ và lặp lại thì chuẩn hoá rồi giao cho AI hoặc tự động hoá. Khung tư duy này chính là nền của việc xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp.

Sáu điểm AI cắt được chi phí và giờ làm

Dưới đây là sáu khu vực tôi thấy AI mang lại hiệu quả nguồn lực rõ rệt nhất, xếp theo mức độ dễ triển khai:

Điểm chung của cả sáu khu vực: AI không xóa bỏ con người, nó gỡ con người ra khỏi phần lặp lại để họ tập trung vào phần phán đoán và quan hệ — thứ máy móc không làm được.

Biến kinh nghiệm thành tài sản AI

Đây là phần tôi tâm đắc nhất. Mỗi lần giải quyết một bài toán, tôi không để kinh nghiệm đó trôi đi. Tôi biến nó thành prompt, template và kho tri thức để AI tái sử dụng. Nếu bạn chưa chắc một prompt cần có những gì để người thứ hai dùng lại được, tôi đã mổ kỹ trong bài prompt là gì và năm khối của một bản giao việc. Dần dần, doanh nghiệp có một bộ não số chứa cách làm đúng, để người mới và AI cùng truy cập. Đó là cách tối ưu nguồn lực bền nhất: bạn không trả tiền học lại cùng một bài học hai lần.

Toàn bộ việc này chỉ phát huy sức mạnh khi nằm trong một hệ thống marketing tự vận hành, nơi AI là lớp đòn bẩy chứ không phải món đồ chơi rời rạc.

Rủi ro cần tránh khi ứng dụng AI

Tối ưu nguồn lực không đồng nghĩa với sa thải mù quáng. Tôi đã thấy nhiều doanh nghiệp cắt người trước khi có hệ thống, để rồi chất lượng đi xuống và mất niềm tin khách hàng. Thứ tự đúng là chuẩn hoá, cắm AI vào, đo hiệu quả, rồi mới tái cấu trúc nhân sự. AI giúp bạn làm được nhiều hơn với cùng nguồn lực, chứ không phải cái cớ để phá vỡ chất lượng con người.

Câu hỏi thường gặp

AI có thay thế nhân sự hoàn toàn không?

Không. AI thay phần lặp lại; con người giữ phần phán đoán, sáng tạo và quan hệ. Mục tiêu là tối ưu nguồn lực, không phải thay người bằng máy một cách cực đoan.

Doanh nghiệp nhỏ có áp dụng được không?

Rất hợp. Doanh nghiệp càng nhỏ thì mỗi giờ tiết kiệm càng đáng giá. Hãy bắt đầu từ một điểm cắt, như tôi nói trong bài tự động hóa marketing cho doanh nghiệp nhỏ.

Bắt đầu từ đâu nếu ngân sách hạn chế?

Bắt đầu từ mắt xích lặp lại nhiều nhất và ít cần phán đoán nhất, thường là sản xuất nội dung hoặc trả lời inbox tầng một.

Muốn biết chính xác AI cắt được ở đâu trong doanh nghiệp của bạn? Tải tài liệu “Bản đồ tối ưu nguồn lực doanh nghiệp bằng AI” hoặc đăng ký workshop để tôi chỉ cho bạn sáu điểm cắt cụ thể.

---

Về tác giả

Phùng Ngọc Sơn là nhà sáng lập Alisora Group, chuyên gia marketing và người xây dựng hệ thống. Anh đã vận hành đội ngũ khoảng 140 nhân sự, dựng hai KOL từ con số 0 và ứng dụng AI vào vận hành doanh nghiệp mỗi ngày để tối ưu nguồn lực.